Hoe moet je PowerPoint gebruiken. Want eerlijk gezegd… het wordt meestal misbruikt in presentatieland.

Benjamin Franklin zei ooit: “De enige zekerheden in het leven zijn de dood en belastingen.” Wij voegen hier een derde zekerheid aan toe: “Op dit moment is ergens op de wereld iemand een slechte PowerPoint presentatie aan het houden.”

Een zoektocht op Google naar “hoe je PowerPoint moet gebruiken” levert meer dan 130 miljoen hits op. Dit geeft wel aan dat er veel verwarring is hoe we PowerPoint slides het beste in onze presentaties kunnen gebruiken. Helaas zien we maar al te vaak dat PowerPoint slides verkeerd worden gebruikt; ze bevatten te veel tekst of staan vol complexe grafieken en tabellen die amper leesbaar zijn. Om het nog erger te maken, is de presentator vaak meer bezig met zijn eigen slides dan met contact maken met zijn publiek.

PowerPoint misbruiken…

Uit onderzoek van Dave Paridi (2011) blijkt dat er een aantal grote valkuilen zijn waar presentatoren in vallen als ze PowerPoint slides gebruiken. De 3 grootste valkuilen hebben we hieronder voor je samengevat. Ze zullen je vast niet onbekend voorkomen, want deze heb je zonder twijfel zelf al eens zien gebeuren toen je in het publiek zat:

  • De meest voorkomende valkuil is te veel informatie op de sheets. Het lijkt wel of de presentator zijn best heeft gedaan om zijn sheets zo vol mogelijk te krijgen. Het publiek kan door de overload aan informatie je verhaal niet goed volgen en is meer bezig met het lezen van alle tekst op de sheets dan met het luisteren naar de presentator.
  • De presentator is onvoldoende voorbereid. Er is weinig frustrerender voor het publiek dan een presentator die niet voorbereid. Een presentatie kun je zien als een treinreis, waarbij het publiek meegenomen wordt van punt A naar B. Als de presentator zelf al niet weet waar de treinreis heen gaat, zal het publiek het zeker niet volgen. En inspirerend is het al helemaal niet.
  • De presentator gebruikt de sheets voor zichzelf en niet voor zijn publiek. Veel presentatoren gebruiken de sheets als ondersteuning bij de volgorde en inhoud van hun presentatie. De sheets zijn gemaakt vanuit de eigen behoefte, in plaats vanuit de gedachte: wat wil en heeft mijn publiek nodig om mijn presentatie goed te kunnen volgen? Het resultaat is dat je publiek veel meer moeite moet doen om je presentatie te volgen: naar de presentator kijken en luisteren, de sheets bekijken en lezen, alles met elkaar integreren en laten inzinken, en klik, daar komt de volgende sheet alweer. Grote kans dat je publiek ergens halverwege afhaakt… en dat is natuurlijk niet te bedoeling.

 PowerPoint gebruiken…

We zeiden eerder al dat PowerPoint sheets niet nodig zijn om jouw boodschap te laten landen bij je publiek en hen te inspireren. Echt impact maak je namelijk als alle aandacht op jóu gevestigd is, en niet op jouw sheets. We begrijpen echter dat het gebruik van sheets vaak verplicht is of verwacht wordt. Daarom willen we je hierbij een aantal tips meegeven om PowerPoint op een goede manier te gebruiken. Met deze tips zorg je ervoor dat de sheets jouw publiek helpen om je verhaal te volgen, en jouw kernboodschap versterken. Wij dagen je uit om bij je volgende presentatie niet in de 3 grootste valkuilen te stappen, maar om de onderstaande 3 tips te gebruiken bij je presentatie. Simpel toch?!

 De 3 beste tips

  • Ga voordat je de sheets gaat maken goed nadenken over het verhaal dat je wilt vertellen. Wat is de rode draad in je verhaal? Welke boodschap wil je meegeven aan je publiek? Zodra je dit duidelijk hebt, kun je de sheets gaan maken waarbij je denkt vanuit je publiek. Stel jezelf bij elke sheet de vraag: wat voegt deze sheet toe voor mijn publiek? En is deze sheet écht noodzakelijk voor mijn verhaal? Voeg alleen de hoogst noodzakelijke sheets en tekst toe aan je presentatie.
  • Zinnen zijn beter dan teksten. Bullets zijn beter dan zinnen. En plaatjes zijn beter dan bullets. Probeer eens om een gedeelte van je tekst te vervangen door plaatjes. Veel mensen zijn visueel ingesteld, en plaatjes kunnen helpen om je verhaal te versterken en emotie op te wekken bij je publiek.
  • Last but not least: oefening baart kunst. Jouw publiek verwacht dat jij tijd en energie in je presentatie stopt. Een onvoorbereide presentatie komt knullig en onprofessioneel over. Als het voor jou ook een verrassing is wat je volgende sheet is, dan kan je jouw verhaal nooit vloeiend op je publiek overbrengen. Zie onze vorige blog voor tips bij het oefenen.

Durf jij de uitdaging aan om tijdens je volgende PowerPoint presentatie deze tips te gebruiken? Wij zijn erg benieuwd. Laat een reactie achter om ons te laten weten hoe het ging!

3 thoughts on “PowerPoint: Do’s en Don’ts”

  1. Wellicht nog een kleine aanvulling.
    – Gebruik de afstandsbediening, zodat je niet steeds naar de laptop hoeft te lopen
    – Laat de zinnen of steekwoorden één voor één op de sheet verschijnen. Dat houdt de aandacht van het publiek vast op dát onderwerp.
    – Lees nooit voor wat al op de sheet staat. Je publiek kan al lezen!. Gebruik andere woorden of een andere volgorde.

  2. Use just one simple slide. Choose your text (e.g. the “take-home-message”) with great care. Select an appropriate background colour / design and stand infront of the screen to deliver your story using the Powerpoint as an actor would use a backcloth. The adventurous speaker could perhaps devise a few changes of this “projected scenery” to reflect a changing mood in the presentation – e.g. Starting with muted shades he explains a poor sales performance, which evolves into hot colours as he extolls the salesforce to “sell, sell, sell !”

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.